Privacyverklaring
U leest op dit moment de privacyverklaring van de Aikido Stichting Arnhem “Jiki Shin Kan” (ASA).
De ASA is een sportorganisatie die zich richt op training in de Japanse krijgskunst aikido. Hiervoor organiseert zij lesprogramma’s, cursussen en andere evenementen voor volwassenen, jeugd en een speciaal programma voor ouderen.
2. Doel gegevens
De ASA verzamelt persoonsgegevens voor een aantal doelen. Deze worden hieronder toegelicht.
2.1. Administratie leerlingen (Arnhem)
Voor de administratie van lidmaatschappen, trainingen en informatie daarover hebben we een aantal gegevens nodig van u of van uw kind(eren). Hiervoor vult u online een formulier in met: naam, e-mailadres, geboortedatum, en adres. Deze gegevens zijn verplicht voor de landelijke verzekering. Verder vragen we de noodzakelijke gegevens voor de incassobetaling van de lesgelden. Daarnaast (niet verplicht, wel handig) vragen we uw (mobiele) telefoonnummer zodat we u snel kunnen bellen als er wijzigingen of vragen zijn. Deze gegevens worden vastgelegd in het landelijke ledenadministratiesysteem Ailedis (zie 4.1). Verder zijn er een aantal vragen over het soort lidmaatschap: jeugd- of volwassenlid, en of u gewoon lid wilt worden of (bij volwassenen) jaarlid. In dat geval krijg u een gratis pak en moeten we de maat weten. Om voor korting in aanmerking te komen, vragen we een kopie van uw Gelrepas of studentenkaart. Verder kan u optioneel uw beroep of opleiding aangeven, en of u al eerder aikido of andere krijgskunsten hebt beoefend. Als u (fysieke) klachten hebt waamee een docent rekening moet houden, verzoeken we u dit voor de les zelf aan de docent te melden. Als u ons hierover wilt mailen, moet u ons toestemming geven de informatie met de betreffende docent te delen. Medische gegevens registreren we niet!
2.2. Administratie leerlingen (satelliedojo’s)
Voor satellietdojo’s (Nijmegen en Ede) schrijft u zich in bij de sportinstelling waar u traint. Alleen voor de landelijke bondsbijdrage en het versturen van informatie over trainingen en evenementen, hebben we enkele gegevens van u nodig, en wel: naam, e-mailadres, geboortedatum, adresgegevens, bank en rekeningnummer. Niet verplicht, wel handig zijn uw telefoon- c.q. mobiele nummer. Daarnaast kan u informatie aan ons kwijt die we niet opslaan, zoals beroep, opleiding en info over uw aikido- en overig krijgskunstverleden. Voor medische informatie, zie onder 2.1.
2.2. Aanmelding voor introductiecursus
We bieden regelmatig korte introductiecursussen aan. Daarbij vragen wij u om u in te schrijven via de website. De gegevens met een sterretje (naam, adres, geboortedatum, e-mail en telefoonnummer) zijn noodzakelijk voor een goede lesindeling en zijn ook vereist voor de landelijke verzekering. We gebruiken ze zonodig ook om contact op te nemen die noodzakelijk zijn voor de training, bijvoorbeeld bij wijzigingen van lestijden of -plaatsen.
2.3. Minderjarigen
Minderjarigen kunnen alleen worden geregistreerd door hun ouders of voogd. Dit geldt ook voor aanmelding voor het jaarlijkse aikido-bootcamp voor de jeugd. Om dit goed uit te voeren, hebben we de volgende gegevens nodig: voor- en achternaam, emailadres, telefoonnummer van kind en ouders, leeftijd, en eventuele dieetwensen e/o medische gegevens die van belang zijn voor het kamp (bv. allergieën). Deze gegevens vragen we van u via het aanmeldformulier. Wij vernietigen deze gegevens direct na afloop van het kamp!
2.4. Contact opnemen
Als u contact opneemt met de ASA via de website, wordt alleen gevraagd om uw naam en e-mailadres, zodat wij op uw vragen of opmerkingen kunnen reageren.
2.5. Het versturen van nieuws per e-mail
De ASA stuurt regelmatig e-mail met nieuws over trainingen en andere aikido-evenementen naar volwassenen, (ouders van) jeugdleden of allebei. Daarvoor gebruiken we uw naam, e-mailadres en geboortedatum. Op het aanmeldingsformulier geeft u hiervoor toestemming. We gebruiken uw mailadres (en andere gegevens) nooit voor andere informatie en geven het nooit zonder uw toestemming door aan derden.
2.6. Innen van lesgelden
Bij aanmelding machtigt u de ASA voor het innen van lesgelden. Daarvoor hebben wij uw banknaam en -rekeningnummer nodig.
2.7. Het administreren van graden en registreren van leraren
De kyu- en dangraden worden geadministreerd in Ailedis. Naast de dangraden administreren we ook de registratienummers van de IAF en Hombu (Japan). ASA-leraren die via de AbN zijn opgeleid, worden ook geregistreerd. De verzekering dekt namelijk alleen gevallen waarin een geregistreerde leraar voor de klas staat.
3. Verwerking en opslag
3.1. Ailedis
Wij (het ASA-bestuur) verwerken uw gegevens via de formulieren in het landelijke systeem Ailedis, dat wordt beheerd door de koepelorganisatie Aikido Bond Nederland (AbN). De ASA is daarbij aangesloten via de Aikido Federatie Nederland (AFN). Ailedis heeft een privacybeleid dat verwerkt is in deze privacyverklaring. Ailedis is een zgn. getrapt systeem: de ASA heeft inzage- en schrijfrechten voor alle gegevens op dojo-niveau; de lijnorganisatie, Aikido Federatie Nederland (AFN), heeft deze rechten voor alle bij haar aangesloten dojo’s, en de AbN heeft deze rechten, met enige beperkingen, voor alle aangesloten bonden. De AbN deelt een beperkte lijst met het NOC*NSF: het zgn. KISS (Kennis- en InformatieSysteem voor de Sport). Deze lijst omvat alleen postcode, geboortedatum, geslacht, en startdatum. De AFN, AbN en NOC*NSF gebruiken deze gegevens alleen voor ledenadministratie en subsidie-aanvragen bij Nederlandse gemeenten. Ailedis heeft een privacybeleid dat verwerkt is in deze privacyverklaring.
3.2. Opslagperiode
Uw gegevens worden voor langere tijd bewaard door de ASA, maar nooit langer dan nodig is voor het uitvoeren van activiteiten, tenzij we op grond van een wettelijke regeling uw gegevens langer moeten bewaren. Als u zich uitschrijft, is de standaard bewaartijd voor uw gegevens 5 jaar. Daarna worden alle gegevens vernietigd, inclusief uw gradenhistorie en eventuele lerarenregistratie. Als u een andere opslagperiode wilt, kan u hierom vragen door een mail te sturen naar info@aikidostichtingarnhem.nl.
3.3. Webhoster
De website en e-mail van de ASA wordt gehost bij Blaudruk. Als u contact opneemt via de formulieren of via mail, worden die betreffende mails opgeslagen op hun server. Wij schonen deze mails regelmatig, d.w.z. 2-3 keer per jaar op.
De webhoster gebruikt cookies om de ervaring van bezoekers te verbeteren bij het navigeren door de website. Er zijn noodzakelijke en niet-noodzakelijke cookies. Noodzakelijke cookies zijn essentieel voor het correct uitvoeren van basisfuncties van de website en worden daarom op de browser van bezoekers geïnstalleerd. Deze cookies bevatten geen persoonlijke informatie. De niet-noodzakelijke cookies dienen om te analyseren en te begrijpen hoe de website wordt gebruikt. Deze cookies worden specifiek gebruikt door derden voor het verzamelen van gebruikersgegevens via analyseprogramma’s, advertenties en andere inhoud. Deze cookies worden alleen na toestemming van bezoekers op hun brouwser geïnstalleerd. Bezoekers kunnen deze cookies weigeren.
3.4. Verstrekking van persoonsgegevens aan derden
De ASA verstrekt uw persoonsgegevens niet aan derden, tenzij u hiervoor toestemming geeft, of tenzij de ASA wettelijk verplicht is om u persoonsgegevens te verstrekken aan deze derden.
4. Beveiliging
De ASA treft passende maatregelen om u persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, ongeautoriseerde toegang, publicatie en onrechtmatige verwerking. Zo zorgen wij dat alleen de noodzakelijke personen toegang hebben tot uw gegevens, dat de toegang tot de persoonsgegevens afgeschermd is en dat onze veiligheidsmaatregelen regelmatig gecontroleerd worden.
De persoonsgegevens waarmee u zich aanmeldt, worden alleen beheerd in de eerdergenoemde systemen en software. De persoonsgegevens die door de ASA worden beheerd, zijn alleen toegankelijk via bovenstaande software en zijn beveiligd met een wachtwoord. Ook de computers die uw gegevens verwerken, zijn beveiligd met een wachtwoord.
Daarnaast wordt uw bezoek aan onze website beveiligd door een SSL-certificaat. Dit betekent dat uw verbinding met de website van de ASA privé is. U herkent deze beveiliging aan het groene slotje voor de URL.
5. Inzage, correctie en verwijdering van persoonsgegevens
U hebt het recht de ASA te verzoeken om inzage in uw persoonsgegevens (tenzij de ASA op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) niet gehouden is deze inzage te verschaffen) en om uw gegevens te laten aanvullen, verwijderen of af te schermen. U dient u bij een dergelijk verzoek te identificeren. Indien u wenst dat uw gegevens verwijderd worden, zal de ASA deze verwijdering doorvoeren in Ailedis. Daarmee worden uw gegevens ook uit alle bovenliggende lijsten verwijderd (zie 4.1). Als dat betekent dat we onze diensten niet meer kunnen aanbieden, komt dat neer op u uitschrijving als leerling. Daarvoor geldt de gebruikelijke maand opzegtermijn.
Mocht u de gegevens nodig hebben die de ASA heeft opgeslagen in het geval u overstapt naar een andere dojo of organisatie, dan heb u het recht op overdracht. Hierbij dient de ASA al uw gegevens over te dragen aan de andere partij.
6. Overig
6.1. Maatschappelijk belang
De ASA verwerkt persoonsgegevens op grond van een gerechtvaardigd belang, namelijk een maatschappelijk belang. Denk hierbij aan het aanbieden en promoten van aikidolessen van de ASA.
De gegevens die verplicht zijn om aan te leveren, zijn de minimale benodigde gegevens voor het aanbieden van de lessen en andere diensten. Als deze verplichte gegevens niet worden aangeleverd, kan de ASA de betreffende dienst niet aanbieden.
6.2. Werkingssfeer van deze Privacyverklaring
De ASA behoudt zich het recht voor de gegevens te openbaren wanneer dit wettelijk is vereist dan wel wanneer de ASA dit gerechtvaardigd acht om te voldoen aan een juridisch verzoek/proces of om de rechten, eigendom of veiligheid van de ASA te beschermen. Daarbij trachten wij altijd uw recht op privacy zoveel mogelijk te respecteren. Heb u toch nog vragen? Neem gerust contact op.
De website kan links naar andere websites bevatten. Deze Privacyverklaring is alleen van toepassing op de websites van de ASA. Andere websites kunnen hun eigen privacybeleid hanteren. De ASA raadt u aan om voor het gebruik van andere websites altijd de betreffende privacyverklaring van die websites te raadplegen.
6.3. Wijziging van het privacybeleid
De ASA past haar privacybeleid van tijd tot tijd aan om deze up-to-date te houden. Op de website zal steeds de meest recente versie van ons Privacyverklaring worden opgenomen. De ASA raadt u dan ook aan de Privacyverklaring regelmatig te raadplegen. Bij belangrijke wijzigingen zal de ASA er alles aan doen u per e-mail en via de websites te informeren.
6.4. Klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens
Natuurlijk helpen wij u ook graag verder als u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens. Op grond van de AVG heeft u bovendien het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens over onze verwerkingen van uw persoonsgegevens. U kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens(https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/).
6.5. Foto’s en ander beeldmateriaal
De ASA hanteert de AFN-spelregels voor gebruik en verspreiding van beeldmateriaal bij evenementen onder auspiciën van de AFN of aangesloten dojo’s. Hieronder is opgenomen dat mensen die dat niet willen, niet in beeld mogen komen. Voor het overige geldt uiteraard het vigerende Nederlandse portretrecht.
7. Contactgegevens
Indien u vragen hebt over de verwerking van uw persoonsgegevens of de ASA wilt verzoeken tot inzage, correctie en/of verwijdering van uw persoonsgegevens, kunt u contact opnemen via onderstaande contactgegevens:
Verantwoordelijke: Bianca Nikkels, secretaris
E-mail: info@aikidostichtingarnhem.nl
Telefoonnummer: 0317-617490
